Guide — Mandat électronique Location

Créer un nouveau dossier Location

Depuis le menu principal, rendez-vous dans l'onglet Dossiers. En haut à droite, cliquez sur « Ajouter un dossier ». Une fenêtre s'ouvre avec quatre types de dossiers : Vente, Location, Recherche et Étude de marché. Sélectionnez Location pour démarrer.

↑ Vue tableau des dossiers — bouton Ajouter un dossier en haut à droite

↑ Sélection du type de dossier — choisir Location

Créer un nouveau mandat dans le dossier

Une fois le dossier de location créé, vous arrivez sur sa fiche. La section Mandats est vide pour le moment. Cliquez sur l'icône téléphone mobile (mandat électronique) en bas de la section pour créer un nouveau mandat numérique — ou sur l'icône à côté pour un mandat papier si vous préférez un PDF à imprimer.

↑ Section Mandats — cliquer sur l'icône mobile pour un mandat électronique

Renseigner les informations du mandant

Complétez les coordonnées complètes du propriétaire (mandant) : prénom, nom, e-mail et numéro de téléphone portable — ce dernier est indispensable pour l'envoi de la signature électronique par SMS. Renseignez également l'adresse personnelle du mandant, puis choisissez l'origine du mandat (site Internet, bouche à oreille, prospection…) et la forme (simple, exclusif…).

Attention : Le numéro de téléphone du mandant est obligatoire pour la signature électronique. Sans lui, l'envoi sera bloqué.

↑ Formulaire mandant — coordonnées, adresse, origine et forme du mandat

Renseigner l'adresse et la désignation du bien

Saisissez l'adresse complète du bien à louer dans le champ de recherche — la carte se positionne automatiquement. Complétez ensuite la désignation (ex. : "Mandat de location") qui apparaîtra dans le document officiel, ainsi que les éventuelles conditions particulières à mentionner dans le mandat.

↑ Adresse du bien avec positionnement carte et champ désignation

Informations du bail

Indiquez si le bien est meublé ou non meublé — cela détermine automatiquement la durée légale du bail (1 an pour le meublé, 3 ans pour le non meublé). Renseignez ensuite la date de disponibilité du bien et sélectionnez l'usage du bien : habitation, professionnel ou commercial.

Meublé

Bail d'1 an renouvelable
Règles honoraires habitation
Inventaire mobilier obligatoire

Non meublé

Bail de 3 ans renouvelable
Règles honoraires habitation
Usage résidentiel principal

↑ Section bail — meublé, durée, disponibilité et usage du bien

Bon à savoir : Pour un usage commercial, les règles de répartition des honoraires sont plus souples que pour l'habitation — pas de plafond légal imposé.

Éléments financiers et honoraires

Renseignez les éléments financiers du bien : loyer hors charges, charges locatives mensuelles (le loyer CC est calculé automatiquement), et le dépôt de garantie. Choisissez également la fréquence de paiement (mensuel, trimestriel…).

Pour les honoraires, trois lignes sont à compléter avec leur répartition légale :

🏛️

Honoraires d'entremise et de négociation — uniquement à la charge du bailleur (mandant), conformément à l'article 5 de la loi du 6 juillet 1989.

👁️

Honoraires de visite — répartition 50% bailleur / 50% locataire maximum (Décret n°2014-890 du 1er août 2014).

📁

Honoraires de constitution du dossier — répartition 50% bailleur / 50% locataire maximum (même décret).

↑ Section financière — loyer, charges, dépôt et répartition des honoraires

↑ Synthèse des honoraires — récapitulatif mandant / locataire

Référence : Pour bien maîtriser la réglementation des honoraires en habitation, consultez la vidéo de Pauline disponible dans les ressources de formation.

Explication des honoraires de location

Clés, visites et finalisation

Complétez les dernières informations pratiques : les clés remises au mandataire (description et date de remise — champ important), les horaires de visite préférentiels, et les moyens de diffusion supplémentaires autorisés par le propriétaire.

Une fois tous les champs remplis, cliquez sur « Préremplir le mandat ». Si des informations obligatoires sont manquantes, un message d'erreur s'affiche clairement pour vous guider. Lorsque tout est complet, le mandat est prêt à être envoyé.

↑ Section clés, visites et bouton Préremplir le mandat

Envoyer pour signature électronique

Deux modes de signature sont disponibles selon votre situation :

✍️ Signature électronique

Cliquer sur "Envoyer pour signature"
Le mandant reçoit un SMS + email
Il signe depuis son smartphone
Valeur juridique complète

🖨️ Signature papier

Télécharger le PDF du mandat
Imprimer et faire signer en présentiel
Associer ensuite un numéro de mandat
Scanner et archiver le document signé

↑ Options de signature — électronique ou papier avec téléchargement PDF

↑ Aperçu du PDF généré automatiquement — mandat de location sans exclusivité

Important : Avant d'envoyer pour signature électronique, vérifiez que l'usage du bien est bien renseigné — c'est l'un des blocages les plus fréquents signalés lors de l'envoi.

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Signature en quelques minutes

Grâce au mandat électronique, votre propriétaire peut signer depuis son téléphone, où qu'il soit. Plus besoin de rendez-vous physique pour cette étape — un SMS et c'est signé. Le document est archivé automatiquement dans le dossier avec valeur juridique complète.